Wat begon als een overlegorgaan met een vrijblijvend karakter, groeide tijdens de coronacrisis uit tot een daadkrachtige organisatie: het ROAZ (Regionaal Overleg Acute Zorgketen). Inmiddels is het ROAZ verder geëvolueerd en opgesplitst in twee delen: bestuurlijk ROAZ en tactisch ROAZ. Hoe is dat tot stand gekomen? Wat doet het ROAZ voor de regio? En hoe zijn de verschillende sectoren van de zorg erin vertegenwoordigd? Roelf Lindeboom, coördinator ROAZ van Netwerk Acute Zorg regio Zwolle, legt het uit.
Roelf Lindeboom is coördinator ROAZ
Historie van het ROAZ: bestuurlijk overleg
Het ROAZ is begonnen als een bestuurlijk overleg. In de praktijk zaten er echter ook veel managers aan tafel – dat betekende dat er binnen de vergaderingen niet zozeer besluiten konden worden genomen, omdat die eerst nog moesten worden teruggekoppeld naar de bestuurders. Roelf: “Tijdens de coronacrisis zijn we gaan werken met sectorvertegenwoordiging en sloten alleen nog bestuurders aan bij het overleg: er leefde een sterk gevoel van urgentie, en op deze manier waren de communicatielijnen mooi kort. Er moesten snelle beslissingen worden genomen, en dat kon daardoor ook.”
De coronacrisis maakte het belang van het ROAZ maar al te duidelijk. Na de piek van de crisis kwam er dan ook een Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) vanuit het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), waardoor het vrijblijvende karakter van het ROAZ verdween. Volgens de AMvB zijn een aantal sectoren verplicht vertegenwoordigd – en dus ook verplicht aanwezig bij het overleg indien uitgenodigd – in het ROAZ: de ziekenhuizen, regionale ambulancevoorzieningen, huisartsenzorg (AWN + dag), GGD en GHOR, GGZ, apotheken (AWN), VVT, verloskunde, geriatrische revalidatiezorg, en zorgverzekeraar.
Opsplitsing in bestuurlijk en tactisch ROAZ
Inmiddels is het ROAZ opgesplitst in twee delen, namelijk een bestuurlijk en een tactisch ROAZ. Het bestuurlijk ROAZ bestaat uit bestuurders van zorginstellingen, en is bepalend op het gebied van beleid. Ook zorgt het bestuurlijk ROAZ voor bestuurlijke borging, wat inhoudt dat zij verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een besluit zodra dit genomen is.
Het tactisch ROAZ bestaat uit managers van zorginstellingen en vormt als het ware de schakel tussen het bestuur en de uitvoerende kracht op de werkvloer. De vertegenwoordigers in het tactisch ROAZ zijn enerzijds verantwoordelijk voor het betrekken – en betrokken houden – van hun achterban in de eigen sector, en anderzijds operationeel verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid in de praktijk.
Slagvaardig ROAZ door sectorvertegenwoordiging
En die achterban is essentieel voor goede sectorvertegenwoordiging. Dit houdt namelijk in dat slechts één persoon (met eventuele back-up) per zorgsector – zoals gedefinieerd door eerdergenoemde AMvB; ziekenhuis, ambulancevoorzieningen, VVT, etc. – deelneemt aan het ROAZ. Roelf: “Daardoor ontstaat een relatief klein overlegorgaan met een relatief groot mandaat, waardoor het ROAZ als geheel slagvaardiger wordt: met een kleine club kunnen makkelijker besluiten worden genomen.” Door de sectorvertegenwoordiging binnen het ROAZ kon via de korte communicatielijnen bijvoorbeeld ook snel worden geschakeld om gezamenlijk goede en gedragen afspraken te maken voor het ROAZ-plan.
Waar nodig worden met hulp van het Netwerk structuren ingericht om te zorgen voor sectorvertegenwoordiging binnen het ROAZ, zodat de vertegenwoordiger echt spreekt namens de achterban uit de regio, maar ook voor onderlinge sectorale afstemming. Roelf: “Uiteindelijk is de bedoeling dat de communicatielijnen binnen elke sector goed zijn opgezet, zodat ook rondom zaken die niet binnen het ROAZ vallen onderling afstemming kan worden gezocht.”
Sectorvertegenwoordiging VVT
De huidige opzet van het ROAZ is in 2023 geëvalueerd, en daaruit bleek dat niet elke zorgsector zich voldoende vertegenwoordigd voelt in het ROAZ – dit geldt onder andere voor de VVT-sector (Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg). De acute zorg staat niet op zichzelf, maar is afhankelijk van reguliere zorgaanbieders, en daarom is het van belang dat ook sectoren als de VVT goed aangesloten en vertegenwoordigd zijn in het ROAZ. Binnen de regio kunnen tenslotte alleen goede onderlinge afspraken worden gemaakt als echt bekend is wat er speelt, wat de belangen zijn voor elke sector en hoe die het best kunnen worden behartigd.
De eerste stap hierin is afgelopen maand gezet: een aantal vertegenwoordigers van de VVT-sector is begin januari bijeengekomen met als doel om elkaar te leren kennen en gezamenlijk na te denken over vervolgstappen om de verbinding tussen de VVT-vertegenwoordiger en -achterban te versterken. Volgens de deelnemers aan deze bijeenkomst is het voor goede sectorvertegenwoordiging onder andere van belang dat verbinding tussen de VVT-instellingen wordt gezocht, kennis wordt gedeeld en informatie onderling wordt uitgewisseld, dat er kenbaarheid is binnen de regio, en dat men kan meepraten over thema’s die relevant zijn voor de sector.
Ook de organisatoren van deze bijeenkomst kijken er positief op terug. Volgens Susan Voortman en Miranda Veltink, beleidsadviseurs Acute Zorg bij het Netwerk, was het “een mooie aftrap met waardevolle input die inspireert en energie heeft gegeven aan ons allemaal.” Het Netwerk faciliteert binnenkort nog een werksessie voor de VVT-sector. Daarin wordt ingegaan op het ROAZ-plan, wat dit betekent voor de sector, en hoe de sector het best kan bijdragen aan de verschillende opgaven.
