Oefenen ter voorbereiding op een crisissituatie, veel zorginstellingen doen dit regelmatig. Een goede methode om voorbereid te zijn, indien nodig en te kijken of het proces goed is ingeregeld. Binnenkort kan er tijdens een crisisteamoefening in de ROAZ-regio’s Zwolle en Euregio gebruik worden gemaakt van een waarnemer uit de regionale waarnemerspool. Deze waarnemers zijn onlangs getraind en ronden binnenkort hun opleiding af. Wat is er nieuw aan deze specifieke groep waarnemers en waarvoor kun je ze als zorginstelling inschakelen? We interviewden Margreet Verloop, regiomanager Medrie en Eduard Monteban, bedrijfskundig clustermanager Ziekenhuisgroep Twente, beiden waarnemer binnen de pool en Romy Snoeijenbos, HR-specialist bij Isala en lid van de werkgroep Aantoonbaar voorbereid*.
Ontstaan vanuit behoefte
‘De regionale waarnemerspool is eigenlijk per toeval en vanuit behoefte ontstaan’, vertelt Romy. ‘Wat we heel belangrijk vinden binnen de werkgroep zijn de competenties van crisisfunctionarissen. Medrie vroeg ons een tijd terug eens mee te kijken tijdens een oefening en dan voornamelijk naar deze competenties te kijken. We koppelden dit terug in de werkgroep en kwamen tot de conclusie dat het heel waardevol is, wanneer een objectieve waarnemer kijkt naar de competenties van de crisisfunctionaris. Het gaat hier met name om het waarnemen van de ‘soft’ skills; hoe pak je je rol, is er voldoende ruimte voor inbreng, wanneer neemt iemand een besluit en hoe gaat dit? Er wordt momenteel tijdens oefeningen al waargenomen op de zogenaamde ‘technical’ skills, die inzoomen op het proces, maar soms hebben de soft skills juist meer impact, want hóe pak jij je rol in dat proces?’
Romy Snoeijenbos
Halen en brengen
‘Door de pool regionaal in te zetten maak je gebruik van elkaars goed opgeleide waarnemers en bied je de mogelijkheid van elkaar te leren’, vertelt Eduard. ‘Het is een proces van halen en brengen, dat voor ons als waarnemers ook heel waardevol is. Het grootste voordeel is dat je vanuit een andere organisatie met vreemde ogen kijkt. Je ziet andere dingen, ervaart een andere cultuur en bekijkt het vanuit een ander perspectief. We zijn echt getraind om waar te nemen, dat is heel anders dan dat je werkzaam bent binnen de organisatie en tijdens de training uit het veld wordt gehaald om waar te nemen.’ ‘Dat klopt’, vertelt Romy, ‘het voordeel is dat je er vanuit de pool volledig buiten staat en dat maakt het makkelijker om objectieve feedback te geven, je kent de relaties en verhoudingen niet, maar je geeft feedback op datgene dat je op dat moment waarneemt. Dat is echt gecompliceerder in het geval van een samenwerkingsrelatie.’
Eduard Monteban
Ontwikkelen van competenties
Margreet: ‘Het is zo belangrijk dat we trainen en onszelf verbeteren op deze competenties, je hebt in een organisatie namelijk altijd een andere functie. De rol als crisisteamlid doe je erbij, je bent hier niet op aangenomen. Daarom is het juíst heel belangrijk dit verder te ontwikkelen. Een goede manager hoeft niet per definitie een goede crisisfunctionaris te zijn, dat is een hele andere competentie. Door deze (opbouwende) feedback kun je als individu binnen een crisisteam verder groeien. Uitgangspunt is wel dat de feedback waardevrij is, we kijken niet wat iemand niet kan, maar wel hoe we het beter kunnen maken. Voorafgaand neemt de waarnemer de leerdoelen door, zodat er specifiek op het eigen ontwikkelplan feedback wordt gegeven.’
Margreet Verloop
Meer informatie
Wil je meer weten over of gebruik maken van de waarnemerspool? Neem dan contact op met Petra Krijgsman via steunpuntoto@netwerkacutezorg.nl of 088 624 52 70.
*Eén van de normen van het Kwaliteitskader Crisisbeheersing en OTO 2.0 is norm 9: De organisatie borgt de vakbekwaamheid van sleutelfunctionarissen. Om hier invulling aan te kunnen geven is de Implementatiewijzer Aantoonbaar Voorbereid ontwikkeld. De ambitie van deze implementatiewijzer is het realiseren van de vakbekwaamheidsnormen uit het Kwaliteitskader.
