Ze geven géén strenge beoordeling, maar kijken op verzoek mee hoe een crisiscoördinator, een voorzitter van het crisisteam of een informatiecoördinator zijn of haar rol speelt tijdens een oefening: de regionale waarnemers in het kader van vakbekwame crisisfunctionarissen. Waarnemers zijn aangesloten bij een gezamenlijke waarnemerspool van bureau Acute Zorg Euregio en Netwerk Acute Zorg regio Zwolle. De waarnemers staan te popelen om vaker te worden ingezet!
Gelukkig komen grote rampen en crises weinig voor in onze regio. Maar dat maakt trainen en oefenen des te belangrijker. Uit een ramp- of crisisoefening wil je als deelnemer natuurlijk zoveel mogelijk leren. Daarvoor kun je iemand uitnodigen om tijdens zo’n oefening mee te kijken: een regionale waarnemer in het kader van vakbekwame crisisfunctionarissen. Dit is een collega-crisisfunctionaris, die erop getraind is om zonder waardeoordeel te observeren hoe een sleutelfunctionaris zich gedraagt in een crisissituatie.
Leerdoelen
Mirjam Hoijtink, Teammanager Meldpunt Maatschappelijke Zorg GGD IJsselland, heeft goede ervaringen met een regionale waarnemer. Met name het persoonlijke contact voor en na de oefening heeft ze als prettig ervaren. “Voor mensen is het vaak ingewikkeld als ze het idee hebben dat het een vorm van beoordeling is. Een moment van contact vooraf kan dat gevoel wegnemen.” Als je crisiscoördinator bent, hoort ontwikkeling daarbij, vindt Mirjam. “Het helpt enorm als je feedback krijgt met een blik van buitenaf. Dat hoeft niet iedere week, het is ook intensief. Maar een of twee keer per jaar is heel goed voor iedereen.”
Ook Margot Vlutters, manager openbare gezondheid bij GGD Twente, heeft hier ervaring mee. Zij liet zich waarnemen tijdens een grote ketenoefening, waarbij zij optrad als crisiscoördinator. “Tijdens een voorgesprek heb ik met de regionale waarnemer mijn leerdoelen besproken en de punten waarop zij mij kon waarnemen”, vertelt Margot. Feedback kreeg ze achteraf. “Ik vond het knap wat ze eruit wist te halen. De resultaten heeft ze alleen met mij besproken. Ze was eigenlijk een soort coach, echt een cadeautje.”
Wat is een waarnemer en voor wie is hij/zij beschikbaar?
Een regionale waarnemer:
- Kan worden aangevraagd door adviseurs crisisbeheersing en OTO, crisiscoördinatoren, voorzitters van het crisisteam of een informatiecoördinator, of overige leden crisisteams
- Bespreekt voor de oefening de punten waar de aanvrager op wil letten
- Observeert tijdens de oefening zonder te oordelen het functioneren van de aanvrager
- Geeft naderhand onder vier ogen feedback; deelt observaties verder met niemand
Waarnemerspool
Eén van de leden van de waarnemerspool is Eduard Monteban, in het dagelijks leven bedrijfskundig manager bij Ziekenhuisgroep Twente (ZGT). Hij benadrukt dat de regionale waarnemer geen beoordeling uitvoert. “Als waarnemer kijk ik zonder een waardeoordeel te geven naar het gedrag dat iemand vertoont tijdens een oefening. Ik zeg bijvoorbeeld níét: ‘je had eigenlijk iets anders moeten doen’.”
Assertief
Soms zijn deelnemers zich niet bewust van de uitwerkingen van hun eigen gedrag. Eduard: “We zitten allemaal in een bepaalde dagelijkse modus. Leidinggevenden zijn gewend om assertief te zijn en snel besluiten te nemen.”
Maar dat kan in een crisissituatie een totaal andere uitwerking hebben, omdat er een andere dynamiek heerst, legt hij uit. “Bijvoorbeeld dat een ondergeschikte niet tegen een leidinggevende durft in te gaan, terwijl de situatie er wel om vraagt.” In zo’n geval geeft Eduard alleen na de oefening terug wat hij heeft gezien. “Dan blijkt bijvoorbeeld achteraf dat een deelnemer een totaal andere intentie had. Dat zijn leuke gesprekken”.
Heb je belangstelling een regionale waarnemer aan te vragen of wil je meer informatie? Mail dan naar steunpuntoto@netwerkacutezorg.nl (regio Zwolle) of crisisbeheersing@acutezorgeuregio.nl (regio Twente en Oost-Achterhoek).
